[Weniger MÜLL(-tüten)]

Sehr viele Prozesse innerhalb einer Firma laufen abteilungsübergreifend ab. Abteilung A hat die Vorarbeit und Abteilung B nutzt den Output von Abteilung A.
Kunde XY freut sich dann über den Output von Abteilung B. Fast genauso oft wird aber nicht über diese abteilungsübergreifenden Prozesse gesprochen. Stattdessen ärgert sich Abteilung B ständig über das Ergebnis der Vorarbeit von Abteilung A.

Hier ein konkretes Beispiel: Die Abteilung (A) Datenerfassung lässt durch ihre Mitarbeiter die Autos zählen, die täglich durch den Hafentunnel fahren. Die Zahlen werden in eine Excel-Tabelle eingetragen. Am Monatsende schickt die Abteilung Datenerfassung der Abteilung (B) Datenanalyse die Excel-Tabelle gewandelt als .pdf-Datei im Anhang einer E-Mail. Der Empfänger dieser E-Mail ärgert sich jeden Monat wieder über das .pdf-Format. Viel besser wäre eine xml-Datei. Also werden die Daten manuell (!) übertragen.

Der Kunde AllesWissen GmbH fragt die Zahlen für November ab und erhält von Abteilung Datenanalyse ein Fax mit allen angefragten Daten. Welche ein Graus für den Kunden. Die Zahlen sind da, aber mit einem Fax kann man nicht viel anfangen. Besser wäre eine Excel-Tabelle. Jedem sollte klar sein, dass mit ein wenig Kommunikation, jedem das Arbeitsleben leichter gestaltet werden kann.

Der Empfänger bestimmt das Format.

Wenn die Abteilung Datenanalyse bei der Abteilung Datenerfassung xml-Datei anfragt, sollte dies mit einem Export-Klick möglich sein. Genauso gut kann Abteilung Datenanalyse den Kunden fragen, welches Format es sein soll. Da der Kunde am besten mit einer Excel-Tabelle arbeiten kann, spart sich die Abteilung Datenanalyse auch noch den Ausdruck fürs Faxen.

Nochmal: Der Empfänger bestimmt das Format. Nur weil ich etwas gut in Stein meißeln kann, komme ich ja auch nicht auf die Idee, eine Bewerbung oder ein Kostenvoranschlag in Stein gehauen zu verschicken. Ich frage doch noch, ob es per E-Mail oder Brief bevorzugt wird.
Also, entweder nachfragen oder einfach mal nachdenken.

Gleich mal damit anfangen: Arbeiten Sie in einem Büro mit Kollegen? Wie viele Mülleimer stehen dann bei Ihnen im Raum? Reicht es nicht aus, zusammen einen Eimer zu nutzen?
Sie fragen sich nun, warum sollen wir einen Eimer nutzen. Dann muss ich doch immer aufstehen. Ich bin mir sicher, dass ein wenig Bewegung jedem gut tut und denken Sie an das Reinigungspersonal. Die freuen sich, wenn sie nur eine Tüte pro Zimmer leeren müssen. Das spart nebenbei der Firma auch Mülltüten. So hat jeder etwas davon. Mehr noch: diese Änderung kostet nichts, zeigt dem Reinigungspersonal aber, dass man die Arbeit schätzt und sich bemüht, jedem seine Arbeit zu erleichtern.