(Wie du es souverän in den Griff bekommst)

Viele Organisationen stecken im Prozessmanagement fest, ohne es zu merken. Es wird dokumentiert, analysiert, optimiert – und doch ändert sich wenig. Woran liegt das?
Weil Prozessmanagement nur dann Wirkung entfaltet, wenn alle Ebenen zusammenarbeiten. Nicht nebeneinander, sondern miteinander.

Das folgende Modell zeigt dir, wie du dein Prozessmanagement so aufstellst, dass es strategisch relevant wird, operativ funktioniert und fachlich sowie technisch skaliert.

Normatives Prozessmanagement – die Leitplanken

Hier entsteht der Rahmen, der alles trägt: Normen, Regeln, Prinzipien, Werte, Steuerungslogiken.
Wenn diese Klarheit fehlt, arbeitet jedes Team nach eigener Interpretation. Das Ergebnis: Reibung statt Wirkung.

Es geht nicht nur um Vorgaben, sondern um Orientierung: Wer weiß, welche Prinzipien gelten, kann Entscheidungen schneller treffen und Prioritäten richtig setzen. Normatives Prozessmanagement sorgt für ein gemeinsames Verständnis und schafft die Basis für Konsistenz und Qualität über alle Bereiche hinweg.

Im normativen Prozessmanagement setzen die Geschäftsführung oder der Vorstand die übergeordneten Werte, Prinzipien und Normen. Die Unternehmenssteuerung oder ein Chief Process Officer überwacht die Einhaltung dieser Leitplanken, während BPM-Office die Konsistenz zwischen den Bereichen sicherstellt.

Strategisches Prozessmanagement – Richtung geben

Hier werden Ziele, Strukturen, Verantwortlichkeiten und Steuerungsmechanismen definiert.
Du legst fest, wofür dein Prozessmanagement existiert und wie es gesteuert wird. Deine Prozesslandkarte ist das zentrale Navigationsinstrument.

Strategisches Prozessmanagement verbindet die Unternehmensziele mit den operativen Abläufen. Es zeigt nicht nur den Weg, sondern auch die Meilensteine, Kontrollpunkte und Verantwortlichen, sodass Ressourcen gezielt eingesetzt und Risiken frühzeitig erkannt werden.

Im strategischen Prozessmanagement sind Prozess- und Applikationskoordinatoren mit Hilfe des BPM-Office für die Definition von Zielen, Strukturen und Steuerungsmechanismen verantwortlich. Bereichsleiter stellen sicher, dass diese strategischen Vorgaben in der Praxis umsetzbar sind, und Projektleiter treiben die Umsetzung strategischer Prozessinitiativen voran.

Fachliches Prozessmanagement – die Soll-Welt gestalten

Analyse, Modellierung, Dokumentation, Überwachung.
Hier entsteht das fachliche Fundament. Wenn du diese Ebene unscharf lässt, kämpfst du dauerhaft mit Lücken zwischen Anspruch und Realität.

Es geht darum, Prozesse klar, nachvollziehbar und widerspruchsfrei zu gestalten. Nur eine solide fachliche Basis erlaubt Standardisierung, kontinuierliche Verbesserung und eine echte Benchmarking-Möglichkeit zwischen Teams oder Standorten.

Das fachliche Prozessmanagement lebt unter der Leitung der Prozess- und Applikationskoordinatoren durch (Fach-)Prozesseigner und Prozessdesigner oder Prozessanalysten, die Prozesse modellieren und dokumentieren. Fachexperten oder Key User liefern das notwendige fachliche Wissen und prüfen die Prozesse auf Praxistauglichkeit, während Qualitätssicherung oder Audit die Konsistenz und Vollständigkeit der Prozessdokumentation überwachen.

Operatives Prozessmanagement – die Ist-Welt stabilisieren

Ressourceneinsatz, Ausführung, Messung.
Hier zeigt sich, ob dein Prozessmanagement funktioniert. Fehlt Transparenz oder Steuerung, geraten selbst gute Soll-Prozesse ins Stocken.

Das operative Prozessmanagement ist der Puls deiner Organisation. Es liefert zeitnah Feedback über Engpässe, Abweichungen und Verbesserungspotenziale. Nur wenn die Realität aktiv gemessen und gesteuert wird, können Soll- und Ist-Zustand kontinuierlich angepasst werden.

Im operativen Prozessmanagement übernehmen Linienführungskräfte und Teamleiter die Verantwortung für die Ausführung der Prozesse und das Management der Ressourcen. Sie überwachen Kennzahlen, operative Ausführende melden Abweichungen, während Controller oder Reporting-Spezialisten Transparenz über die Performance liefern.

Workflow Management – die technische Umsetzung

Datenermittlung, Automatisierung, Digitalisierung, Tool-Unterstützung.
Hier setzt du um, was deine Prozesse wirklich schneller, stabiler und skalierbarer macht.

Management macht die Prozesse erlebbar und nutzbar. Durch intelligente Tools werden Routineaufgaben reduziert, Transparenz erhöht und Entscheidungswege beschleunigt. Es ist der Hebel, der Prozessmanagement von der Theorie in greifbare Ergebnisse überführt.

Im Workflow Management kümmern sich IT- und Workflow-Architekten um die Konfiguration der Systeme und die Automatisierung der Abläufe. Prozessanwender oder Key User arbeiten aktiv mit den Tools und geben Feedback über die fachliche Prozessmanagementebene, während Datenanalysten oder Reporting-Spezialisten die technische Performance überwachen und Optimierungspotenziale identifizieren und diese der Applikationskoordinierenden kommunizieren.

Das Entscheidende

Erst wenn diese fünf Ebenen sauber aufeinander abgestimmt sind, bekommst du ein Prozessmanagement, das dir drei zentrale Wirkungen liefert:

• Klarheit über Rollen, Abläufe und Steuerung
• Verlässlichkeit in der operativen Umsetzung
• Skalierbarkeit durch Automatisierung und Standards

Die meisten Organisationen arbeiten nur in einer oder zwei Ebenen. Die Exzellenz entsteht, wenn du alle Ebenen nutzt – bewusst, strukturiert und verzahnt.

Wenn du dein Prozessmanagement auf diese Weise aufstellst, entsteht genau das, was du suchst:
Weniger Reibung. Mehr Wirkung. Und ein System, das sich selbst weiterentwickelt.

Jetzt bist du dran!

Schau dir deine Organisation ehrlich an.
Wo fehlt Klarheit? Wo laufen Prozesse im Stillen, statt sichtbar gesteuert zu werden? Wo gibt es Regeln, aber keine Anwendung?
Starte klein: Wähle einen Prozess, definiere ein klares Ziel und bring Struktur in den Ablauf.
Und vor allem: Mach Prozessmanagement nicht zur Zusatzaufgabe — mach es zum Betriebssystem, das deinen Alltag leichter und wirksamer macht.

Setz den ersten Schritt noch heute.