(Wo soll ich nur beginnen?)

Prozessmanagement wird immer aktueller. Die Projekte werden größer und die Aufgabenstellungen komplizierter und komplexer. Die Welt scheint sich immer schneller zu drehen. Märkte tauchen auf und verschwinden wieder. Nachfragen unterliegen mittlerweile sehr starken Schwankungen. Die Datenmeere überfluten uns regelrecht mit Informationen, die ausgewertet werden müssen.
Die richtige Ausrichtung und Planung der Aufgaben wird immer wichtiger, doch wo fange ich bloß an? Vor lauter Arbeit sieht man die Wege nicht mehr. So ist der Einstieg ins Prozessmanagement vielen bereits zu Beginn zu kompliziert. Doch: Keine Panik!

Im Grunde beschreibt die PROMT-Relation (siehe Artikel “Die PROMT Verbindung“) den gesamten Zusammenhang zwischen Marktumfeld, Prozessen, Organisationsstrukturen, Methoden und den Werkzeugen. Selbst, wenn nun die Zusammenhänge klar sind, bleibt die Frage: “Wo soll man beginnen?”

Der erste Schritt sollte möglichst wieder einfach sein. Und er ist es auch:
Beginne damit, die Arbeit sichtbar zu machen!

Der erste Schritt ist also, das WAS darzustellen. Dabei ist es egal, ob sich um einen strategischen, technischen oder operativen Prozess handelt. Starte damit, dass Du aufschreibst, was Du beschreiben möchtest: “Die Abteilung VKI beschäftigt sich mit Kundenanfragen.” oder “Wir entwickeln Produkte.” Es ist nicht wichtig, wie genau Du beschreibst. Bleibe bei der Frage nach dem WAS?
Die Fragen nach dem WIE, WER und WARUM folgen in den nächsten Iterationen. Bei der Frage nach dem WAS sind alle aufgerufen, einen Beitrag zu leisten. Bei den nachfolgenden Fragen wird der Kreis der Betroffenen und der Entscheider zwar immer kleiner, im Grunde sollten am Ende aber alle Wissende sein.

Starte mit dem WAS!
Idealerweise schnappst Du Dir den Prozessbesitzer – den Verantwortlichen, der nicht der Ausführende sein muss – und beginnst, den Ablauf zu visualisieren.

Zusammenfassung

• Beginn damit, die Arbeit sichtbar zu mache
• Frage möglichst alle Beteiligte nach dem WAS sie tun
• Visualisiere die Aufgaben auf einer möglichst hohen Ebene
• Bewerte die Aufgaben nicht, notiere hingegen Hinweise
• Stimme die Ergebnisse immer wieder mit allen Beteiligten ab

Zum Schluss muss Du Dir noch bewusst sein, dass Prozesse sich schnell ändern können. Auch wenn Du Dir wirklich viel Mühe gibst, alle Punkte aufzuschreiben bzw. zu visualisieren, sei Dir bewusst, dass Du immer nur ein aktuelles Abbild erstellst, was oft lediglich 95% der Realität abbildet. Es gibt immer wieder Punkte, die übersehen werden oder sich im Wandel befinden. Diese 95% reichen aber immer aus, um ein “Aha!” zu bekommen. Vielen Beteiligten wird erst beim Anblick der Prozesslandschaft bewusst, was geleistet wird.

Die Prozesslandschaft dient nicht nur für einen ersten Überblick und als Startpunkt für Fragerunde 2 – die Darstellung besitzt bereits jetzt einen hohen Mehrwert. Sie visualisiert die Arbeit. Sie hilft beim Gesamtverständnis. Sie unterstützt Neulinge bei der Einarbeitung. Sie zeigt Unbeteiligten die Hauptmerkmale der Arbeitsleitung auf.

Beginne mit dem ersten Schritt – mache die Arbeit sichtbar!