Die PROMT-Relation

(Ein Modell zum Auf- und Ausbau)

Der Wille ist da, die Motivation hoch, doch man steht bereits zu Beginn vor der ersten größeren Herausforderung. Wo soll man anfangen? Dabei ist es egal, womit man sich beschäftigt. Ist es ein neuer Businessplan, der Aufbau einer neuen Abteilung oder ist es die Überprüfung eines bestehenden Unternehmensbereich. Das eine Menge Aufgaben und Fragestellungen dazu gehören ist klar, doch wo und wie startet man am besten? Da kommt das PROMT-Modell genau richtig.

PROMT-Relation beschreibt die Beziehungen und den Ablauf zur (Neu-) Gestaltung einer Organisationseinheit. PROMT ist dabei ein Akronym aus PRocess, Organisation, Method und Tool.

  • Prozess: Zuerst ist zu klären, was getan wird. Welche Abläufe sind zu planen?
  • Organisation: Wer macht es? Welche Organisationseinheit ist für die Abläufe nötig?
  • Methoden: Wie wird gearbeitet? Welche Methode passt zum Prozess? Kann die Organisation dies leisten? Es wird deutlich, dass es immer wieder Rückkopplungen gibt.
  • Tool / Werkzeug: Am Ende stehen die unterstützenden Werkzeuge. Womit wird gearbeitet?

Alle vier Punkte werden durch das Marktumfeld stark beeinflusst. Es gibt nicht nur um Mitbewerber, sondern auch um die Umwelt, Gesetze, Regeln und ebenso um die eigene Kultur.

Ich möchte es an einem Beispiel verdeutlichen. Die Muster AG beschäftigt sich mit der Entwicklung von Medikamenten. Viele Prozesse sind dafür nötig. Wir wählen einige aus:

  • Forschung- und Entwicklungsprozesse
  • HR-Prozesse
  • Der Gesetzgeber als Teil des Marktumfeldes fordert Prüfungsprozesse

Daraus ergeben sich Anforderungen an die Organisationsstruktur:

  • Die Forschungsabteilung der Muster AG besitzt 27 Mitarbeiter
  • Die HR-Abteilung beschäftigt 7 Personen
  • Für den Datenschutz ist ein Datenschutzbeauftragter (DSB) vorgeschrieben, also wird ein DSB eingestellt

Der Gesetzgeber fordert eine bestimmte Art der Dokumentation. Dies beeinflusst die Methoden bei den Prozessabläufen.

  • Prozessabbildungen sind verpflichtend
  • Zur Absicherung werden Forschungsergebnisse patentrechtlich angemeldet

Um möglichst effizient zu arbeiten, werden IT-Lösungen als unterstützende Hilfsmittel eingesetzt. Die Gruppenarbeit fordert dabei ein passendes Werkzeug, um z.B. chatbasiert zu kommunizieren.

  • Skype scheint eine tolle Lösung für die gewählte Kommunikationsmethode zu sein
  • Die IT-Lösung zwingt hingegen den User, bestimmte Regeln einzuhalten – hat somit Einfluss auf die Methode

Wenn man nun schrittweise durch die Gesamtorganisation geht und dabei das PROMT-Modell nutzt, entwickelt man von Anfang an die benötigten Prozesse, bildet die erforderliche Struktur, kommt damit zur Auswahl der passenden Methoden und schließlich hat man die Anforderungen an die Werkzeuge. Bezugnehmend auf das Marktumfeld hat man dann tatsächlich alle Einflussfaktoren berücksichtigt. Natürlich bewegt sich der Markt und somit ist auch klar, dass alle vier Themenkomplexe ebenfalls immer in Bewegung sein sollten.

Der Berg an Aufgaben und Herausforderungen wird mit Hilfe des PROMT-Modells nicht kleiner oder einfacher, doch gibt es eine Struktur und verdeutlicht die Abhängigkeiten, sodass man den ersten Schritt geplant und bewusst angehen kann.

Bevor das PROMT-Model aber zum Tragen kommt, gilt es, eine entsprechende Strategie zu entwerfen. Das Konzept muss stimmen. Die Vision muss deutlich definiert sein. Ziele müssen genannt werden. Erst im Anschluss dient der oben beschriebene Weg als ein praktikabler und zielführender.
Viel Spaß auf der Reise!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.