Unternehmenssteuerung über Kapazitäten

(Ein Topf voll Geld)

Im Grunde stehen jedem Unternehmen dieselben Human-Ressourcen zur Verfügung. Es wird zwar hart um jede hohe Kompetenz geworben, jedoch steht jedem der Markt offen zur Verfügung. Was unterscheidet also die Wettkämpfer? Und wieso sind manche Unternehmen erfolgreicher als andere

Der Nervus Rerum liegt mal wieder in den Finanzmitteln. Das Geld bzw. die monetären Kapazitäten begrenzen jede Art von Vorhaben. Mit wenig Geld lässt sich bekanntlich wenig bewegen. Heißt das im Umkehrschluss, dass Geld immer erfolgreich macht? Das wäre zu einfach. Man kann – und es wird immer und immer wieder – zu viel Geld einfach ohne Mehrwert verbrannt. Zu selten wird hierbei auch die letzte Möglichkeit, einen Gewinn aus der Verschwendung zu ziehen, außer Acht gelassen; das Lernen aus Fehlern.

Es muss aber nicht gleich zum Schlimmsten kommen. Mit geplantem Umgang von finanziellen Kapazitäten lassen sich viele unnütze Aktivitäten im Unternehmen eindämmen. Doch wer ist Hüter des Topfes mit Geld? Und wie muss das Geld verteilt werden?

Domänen

Die Zeiten in denen Unternehmen lediglich aus Fachbereichen bestehen ist längst vorbei. Das Bewusstsein der Existenz einer Matrixorganisation sollte langsam überall angekommen sein. Die rein hierarchische Aufgabenverteilung von oben nach unten wird durch die Prozessabfolge quer gekreuzt. Nun lassen sich Unternehmen dennoch in Disziplinen aufteilen. Die Grundeinteilung von Prozessen aus dem Prozessmanagement ist hier recht dienlich.

Sämtliche Abläufe in einem Unternehmen lassen sich in drei Prozesstypen gliedern:

  1. Managementprozesse
  2. Kernprozesse
  3. Supportprozesse

Das wären auch sogenannte Domänen. Die Kernprozesse sind oft so zahlreich, dass diese sich wieder in Gruppen zusammenfassen lassen. So entstehen dann weitere Domänen. Typische Beispiele wären Einkauf, Vertrieb, Verkauf, Marketing, Controlling, Produktionssteuerung, Finanzplanung, Strategieplanung.  Achtung! Obwohl es wieder nach Fachbereichen aussieht, können die Domänen Bereichsübergreifend also prozessklammernd definiert sein.

Run and Change

Die Domänen benötigen und verwenden vorhandene Kapazitäten in Form von Budget und FTE1. Oft stehen die Arbeitsfelder in direkter oder indirekter Konkurrenz um die Kapazitäten. Dies ist bei normalem Betrieb schon störend, wächst hingegen bei außerplanmäßigen Vorhaben manchmal zu einem regelrechten Kampf heran.

Aufgaben fordern zur Bewältigung naturbedingt Kapazitäten. Im Regelbetrieb lassen sich diese Aufwände gut einschätzen. In Summe sind so die Kosten über die Domänen hinweg für Run – also Betrieb – kalkulierbar. Das Management verteilt die zur Verfügung stehenden finanziellen Kapazitäten nach entsprechender Planung. So erhält jeder Domänen-Inhaber ein zugewiesenes Budget. Es obliegt nun ihm, gemäß seinem Rahmen zu agieren.

Der Topf

Das Management steht in der Pflicht, Rücklage für Sonderausgaben zu blocken. Domänenübergreifende Vorhaben werden durch das Management initiiert. Jeder Art von Vorhaben, ein Ausbau, ein Change, ein Rückbau oder ein Projekt anderer Art wird Kapazitäten und somit Ressourcen verbrauchen.

Unglücklicherweise geschieht dies oft auf Kosten aller Domänen. So werden Mitarbeiter aus der Linie für Projekte verpflichtet und fallen so oft für den Fachbereichen als operative Stütze aus. Wird nun hingegen der Rücklagen-Topf genutzt, die Aufwände aufzufangen, entstehen der Domänen kein Budget-Verlust.

Bildlich gesprochen besitzt jede Domäne für den laufenden Betrieb einen eigenen Topf mit Geld. Geld stellt dabei die zugeteilten Kapazitäten dar, denn Geld lässt sich in Ressourcen wie Mitarbeiter, Zeit und Material investieren. Jeder Domäne sollte zusätzlich ein Sonderbudget zur Verfügung stehen. Dies wird in der Regel für Entwicklungsarbeit oder für Change-Vorhaben benötigt.

Das Management blockt für übergreifende Vorhaben wiederrum Kapazitäten in Form eines Geldtopfes. Je nach Art und Umfang des Vorhabens, wird dies aus jenem Topf finanziert oder auf die Domänen umverteilt. Der Topf der Vorhaben wird z.B. von der Domäne Prozessmanagement verwaltet. Hier liegt das Budget für Projekte oder Programme.

Topf-Metode
Anforderungsmanagement

Nun kommt es unternehmensbeding immer wieder vor, dass die Domänen aus sich heraus Anforderungen an Vorhaben besitzen. Sie treten an die Domäne Projektmanagement (PzMg) heran und stellen ihre Anforderungen. Die Domäne PzMg kann nun das Vorhaben kalkulieren sowie validieren und reiht das Vorhaben in ein Prioritäten-Board ein. Das Management entscheidet über die Prioritätenreihenfolge und über die Umsetzung. Vor der Realisierung werden die Kosten aktiviert. Nun tritt die Domäne PzMg an die Anforderungsdomäne und verlangt den kalkulierten Betrag aus deren Topf. Kann die Domäne nicht leisten, wird das Vorhaben eingestellt.

Natürlich lässt sich weiterhin über eine Finanzierung aus einer anderen Quelle, gemeint ist ein anderer Topf, abstimmen. Doch jeder Topf-Inhaber wird über eine Umverteilung genau abwägen.

Kein Vorhaben ohne Budget

Die zentrale Steuerung von Vorhaben über ein Prioritäten-Board und über die damit direkte Verknüpfung mit einem Topf stellt sicher, dass Budgets eingehalten werden. Wenn dann zusätzlich verantwortungsvoll mit dem zugewiesenen Topf umgegangen wird, ist die Gesamtsteuerung über vorhandenen Kapazitäten optimal.

Topf-Methode mit Prio-Board

Die Ressource Geld und somit die unternehmerischen Kapazitäten sind nun mal limitiert. Um jedoch den laufenden Betrieb sicher zu stellen und übergreifende Vorhaben realisieren zu können, ist eine strenge Zuteilung erforderlich.

Die Domänen nutzen ihren Topf für den Regelbetrieb oder bringen für Vorhaben eigenes Geld mit. Das Management entscheidet über die Umsetzung, dabei ist die Finanzierung bereits abgesichert.

Diese Methode hilft im Besonderen, wenn das Unternehmen situationsbedingt auf die Kosten schauen muss. Jedoch sollte jedes Unternehmen stets einen Blick auf die eigenen Kapazitäten behalten.

Durch die Topf-Steuerung bleiben die Domänen handlungsfähig im Betrieb; zusätzlich können sie eigenverantwortlich eigene Vorhaben steuern. Die Domäne PzMg kann ebenso strukturiert die herangetragenen Vorhaben planen und auf dem Prioritätenboard platzieren. Dem Management wird zwar keine Entscheidung abgenommen, jedoch unterstützt die gewonnene Transparenz die Entscheidungsfindung.

Vorhaben ohne benötigte Kapazitäten können schlussendlich nicht umgesetzt werden.
Diese Tatsache trifft immer zu. Mit der Topf-Methode sollte dies jedem bewusst gemacht werden.

Ich wünsche jeden von uns einen großen Topf voller Geld zur Erfüllung aller Vorhaben und Ziele. 

Anhang

1) Das Vollzeitäquivalent oder Vollbeschäftigtenäquivalent (VZÄ oder englisch FTE [Full time equivalent]) ist eine Hilfsgröße bei der Messung von Arbeitszeit. Sie ist definiert als die Anzahl der gearbeiteten Stunden, geteilt durch die übliche Arbeitszeit eines Vollzeit-Erwerbstätigen, beispielsweise 40 Stunden. Quelle: Wikipedia