(Die gleiche Sprache sprechen)

Projektarbeit ist Teamarbeit. Wenn immer mehrere Beteiligte kooperieren, ist es existenziell, Begriffe eindeutig zu definieren. Um unnötige Diskussionen zu vermeiden, ist es unumgänglich, dass alle dieselbe Sprache sprechen.

Der Kick-off-Workshop eignet sich zu Beginn als Einstieg. Grundlegende Begriffe sollten von Beginn an erklärt und beschrieben werden. Leider wird hingegen allzu oft von der Annahme ausgegangen, dass alle Beteiligten den gleichen Wissensstand besitzen.

Projektleiter und Projektmanager

Werden neue Projekte aufgesetzt, kommt ein bunt-gemischtes Team zusammen. Nehmen zusätzlich externe Mitarbeiter am Projekt teil, entstehen häufig schnell Missverständnisse.

Der Projektleiter lädt zum Meeting und stellt sich als Projektmanager vor. Die erste Verwirrung ist perfekt. Für einige Linienmitarbeiter ist dies das erste Projekt und schon schon herrscht Chaos!? Wer ist Projektleiter und wer ist nun Projektmanager? Wer übernimmt welche Aufgaben? Und wieso übernimmt dieser Mitarbeiter gleich zwei Rollen?

In diesem Fall lässt sich schnell eine Klärung herbeiführen. Projektmanager ist lediglich ein Synonym für Projektleiter. Somit ist klar, dass es hier keinen Unterschied gibt und keine gespaltene Persönlichkeit die Leitung übernimmt.

Eindeutigkeit festlegen

Was war noch einmal die ABC-Analyse? Welche Projekttypen sind möglich?
Sind die häufigsten Begriffe in einem Glossar festgelegt, besteht die Möglichkeit, schnell nachzulesen.

Ein Glossar ist ein lebendes Dokument. Jeder Teilnehmer sollte die Rechte und Pflichten besitzen, Begriffe anzulegen und ergänzen zu können. Es gibt allgemeine Begriffe (z.B. Projekt) und es gibt firmenspezifische Begriffe, die ebenfalls eindeutig definiert werden sollten.

Ein Glossar kann themenbezogen (Projektarbeit, Prozessarbeit) oder themenübergreifend (Firmenglossar) sein. Je nach Anlass und Umstand sind die Listen an Begriffen und Erklärungen nützlich. Sei es für Neuzugänge, die sich schnell einarbeiten möchten oder für alte Hasen, die ihr Wissen mitteilen möchten.

Zentral ablegen und pflegen lassen

Jedes Unternehmen besitzt ein zentrales Ablageregister, welches schnell ein Glossar aufnehmen kann. Sei es digital im Intranet oder analog im Bereichsordner.

Firmenneuzugänge und Praktikanten eignen sich besonders gut, um Begriffe anzulegen und zu bearbeiten. Diese Frischlinge stolpern am ehesten über Begriffe, die nicht eindeutig sind. Zudem ist es eine gute Einarbeitungsstrategie.

Am besten gleich loslegen

Für den ersten Start gibt es hier als Download eine Vorlage für ein einfaches Glossar fürs Projektmanagement.

Sieh es als Basis! Erweitere es! Bau es aus!
Und – ganz wichtig ! –  Nutze es gemeinsam!

DOWNLOAD Glossar Projektmanagement
   Vorlage – Projektmanagement – Glossar