(Business Process Management)

Das Geschäftsprozessmanagement (GPM / engl. BPM – Business Process Management) hat sich in den letzten Jahrzehnten zu einem Bereich mit erheblichem Wachstum und Zuspruch entwickelt. Da Unternehmen bestrebt sind, ihren Marktanteil zu erhöhen, Kundenbindung aufzubauen und leistungsstarke Mitarbeiter zu binden, ist die Kontrolle der eigenen Prozessinformationen zu einem wichtigen Aspekt jedes Unternehmens geworden.

Sobald das Prozessmanagement zur Priorität wird, suchen Unternehmen nach einem Framework – ein Rahmenwerk, auf dem sie aufbauen können. Es soll möglichst einen Standard in der jeweiligen Branche entsprechen. Dabei ist es schwierig, zu entscheiden, welches das Beste ist.

Der Technologieriese Philips hat mit dem Modell der Best-Practice-Forschungsorganisation APQC zur Unterstützung des Prozessmanagements beachtliche Erfolge erzielt. Die Fertigungsikone Toyota hat den Wert des Lean-Prozess-Ansatzes in seinen Vertriebszentren unter Beweis gestellt. Wieder andere schwören auf die Nutzung der Project Management Body of Knowledge (PMBOK)-Struktur oder des Frameworks der Non-Profit-Management-Organisation EFQM. Das Framework eTOM ist ein Rahmenwerk für Geschäftsprozesse von Unternehmen und Dienstleistern in der Telekommunikationsbranche.

Jedes Framework hat Stärken und Schwächen. Es gibt unterschiedliche Schwerpunkte und Besonderheiten, und man verliert sich leicht im Wald der Akronyme und Ansätze.

Es gibt keine einfache Antwort

Aufgrund meiner Erfahrung mit zahlreichen Unternehmen unterschiedlicher Größe und Art kann ich sagen, dass es kein „bestes“ BPM Framework gibt. Gleiches gilt ebenso für den Best Practice Ansatz. „One size never fits all“.

Es ist wirklich so einfach: für den Erfolg im Prozessmanagement gibt es kein „Wundermittel“. Jedes der führenden und bekannten Frameworks hat seine eigenen Nuancen und Ansätze. So besitzen alle Unternehmen ihre eigenen Bedürfnisse und Strukturen, auf die jedes Framework angepasst werden muss. Die Unternehmen unterscheiden sich nicht nur in der Geschäftszielsetzung. Jede Organisation besitzt ihre eigenen Werte und Normen – ihre eigene Unternehmenskultur. So kann niemand behaupten, dass ein bestimmter Ansatz als Einheitslösung erfolgreich sein würde. Sie können sichergehen, dass es für jede perfekte Passform doppelt so viele Ausnahmen gibt.

Schaffe die Voraussetzungen für den Erfolg

Erfahre, was Du tun kannst, um das perfekte BPM Framework für Dein Unternehmen zu finden. Bevor Du mit dem Konzept eines Frameworks beginnst, wirf einen Blick auf Ihre Fundamente. Jedes BPM Framework braucht eine gesunde BPM Kultur, auf der aufgebaut werden kann.

Ein BPM Framework besteht im Grunde aus den folgenden Komponenten:

• BPM Governance (Gesamtheit der Grundsätze, Rahmenbedingungen, Regeln und Vorgaben für das BPM)
• Prozessmodell (Organisatorisch-spezifischer Standard und Gliederungsrahmen)
• BPM Rollenmodell (Verantwortungsbereiche und zugehörigen Aufgaben)
• Prozessdesign (Effektive und effiziente Abläufe)
• BPM Methoden (Anforderungsmanagement)
• BPM Werkzeuge (Technische und nicht-technische Lösungen)

Jede einzelnes Element lässt sich wiederrum in kleinere Unterthemen einteilen. Bei Bedarf lässt sich hier tiefer einsteigen.

Zu den Teilbereichen zählt vor allem das Engagement aller Beteiligten an vorderster Front. Die Leute, die Ihre Prozesse am besten kennen, sind diejenigen, die sie täglich nutzen. Wenn sie nicht aktiv an der Gestaltung des Prozessmanagement Frameworks beteiligt sind, wirst Du Schwierigkeiten haben, Impulse für eine kontinuierliche Verbesserung zu setzen.

Empfehlung: Stell sicher, dass betroffene Teams Möglichkeiten zur Teilnahme an der Konzeptionierung des BPM Frameworks und später an Prozessgestaltung und Prozessverbesserungen haben. Lass deren Stimmen von den Verantwortlichen für die Umsetzung von Veränderungen hören.

Prozesse gestalten oder verbessern sich nicht von selbst. Fachexperten musst Du kuratieren und pflegen. Idealerweise verfügen diese über die Autorität und den Enthusiasmus, um sicherzustellen, dass sie die Aufmerksamkeit erhalten, die sie verdienen. Die Prozessverantwortung auf operativer Ebene hält das Prozessmanagement praktikabel.

Empfehlung: Setz leidenschaftliche Menschen, die den Wert und Zweck des Prozessmanagements verstehen, in die Lage, das Framework mitzugestalten.

Prozessverantwortliche und Experten müssen wissen, dass Prozessmanagement wichtig ist. Das bedeutet, alle Ebenen der Organisation bis hin zur und vor Allem die  C-Ebene einzubeziehen. Es stellt sicher, dass sich jeder darauf konzentriert, das eigene Framework für das Unternehmen zum Laufen zu bringen.

Empfehlung: Richte Kommunikationswege und Verantwortlichkeiten ein, die sicherstellen, dass sich niemand bei der Verwaltung seiner Prozesse allein fühlt.

Es braucht mehr als ein paar Internetrecherchen, um das richtige BPM Framework für Ihr Unternehmen zu finden. Eine gute Beratung, eine gründliche Bedarfsanalyse und eine sorgfältige Abwägung der Optionen sind notwendig, um die individuell beste Lösung zu gestalten.

Doch lange bevor all das beginnt, kannst Du mit dem Aufbau einer starken Prozesskultur und einer gesunden Governance-Struktur beginnen. Dies unterstützt jedes Framework und bringt Dein Unternehmen auf den Weg zum Erfolg.

Fazit

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass ein BPM Framework für jedes Unternehmen wichtig ist. Bedauerlicherweise existiert keine allgemeingültige Lösung. Ein Framework kann eine Richtung aufzeigen. Je nach Geschäftsmodell, Geschäftsziele und Unternehmenskultur werden Best-Practice-Ansätze dann angepasst und so individuell gestaltet.